この記事ではマイクロソフトが提供しているOneDriveの利用方法について解説していくとん
あなたはオンラインストレージを使いこなせていますか？
クラウドストレージとも呼ばれていますが、今の時代、個人のパソコンだけではデータの容量が足りないことが多いです。
特に、画像の高画質化や動画ファイルを扱ったりと、今のビジネスシーンでは扱う情報の量がどんどん増えています。
ですので、従来のようにパソコンや物理的なハードディスクだけで保存するのはかなり不便です。
そこで登場するのがオンラインストレージです。
オンラインストレージを利用することによって、コスパよくデータを管理できたり、ビジネス上便利な機能を活用することが可能になりますので、まだ使っていない方は利用してみましょう。
ちなみに以前、こちらの記事でオススメのオンラインストレージについてまとめました。
Googleドライブについては以前解説しましたので、今回はOneDriveについて解説していきます。
OneDriveもGoogleドライブに続いてメジャーなツールですので、まだ活用できていない方は利用してみましょう。
OneDriveとは？
OneDriveってなんだぷう？
OneDriveとは、みなさんご存知のMicrosoftが提供しているオンラインストレージサービスです。
超大手の企業が提供しているストレージサービスですので、Googleドライブに続く大手のサービスと言えますね。
利用者の数も多く、信頼できるサービスです。
また、OneDriveはマイクロソフトが提供しているWindowsのパソコンに標準搭載されています。
このことから、自然と利用しているユーザーも多いでしょう。
もちろんMacにもインストールすることが可能ですが、Windowsとの相性が良いので、Windowsユーザーは特に利用してみましょう。
OneDriveのメリット
まずOneDriveのメリットについて解説してきます。
正直、オンラインストレージサービスのほとんどは同じような機能ですのでそこまで大差はありませんが、OneDriveにどのような特色があるのかについて紹介したいと思います。
主な特色は以下の７点です。
- Microsoft 365が利用できる
- 複数人とのファイル共有が可能
- Windowsに標準搭載
- パソコン内のフォルダの一つとして利用可能
- 書類スキャンができる
- 個人用Vaultを利用できる
- 無料で利用できる
Microsoft 365が利用できる
まずはOffice365を利用できるという利点があります。
こちらは有料プランにすることによってご存知のエクセルやワード、パワーポイントも利用することが可能という特典になります。
また、無料プランでも、ネット上で利用できるオフィスソフトを利用することが可能です。
いわば、Googleドライブに搭載されているスプレッドシート等をMicrosoft公式で利用できるということです。
この点、Microsoftが好きなユーザーにとってはかなりのメリットになるでしょう。
全てをオフィスに統一したい方は、利用しない手はないです。
複数人とのファイル共有が可能
こちらはほとんどのストレージで共通していますが、ファイルの共有が可能です。
指定したフォルダのみ特定のユーザーに共有できますので、ビジネス上非常に便利でしょう。
昨今のサービスの中で当たり前の機能になりますので利点と言えます。
Windowsに標準搭載
続いては、Windowsに標準搭載されている点です。
わざわざインストールしたりアカウント登録が不要で、すぐに活用できるというところが非常に便利です。
パソコン内のフォルダの一つとして利用可能
そしてOneDriveは、インストールすることによってパソコン内にある他のフォルダと同じように利用することが可能です。
OneDriveのフォルダにファイルを入れるだけで、自動的にクラウドに保存されバックアップされます。
パソコン内にあるファイルのように利用できますので、利便性がかなり高いのも特徴の一つです。
いちいちアップロードしなくていいのは楽だブゥ♪
書類スキャンができる
続いて、スマホのOneDriveのアプリでは、書類のスキャンが可能です。
名刺などのデータを撮影し、それらをOneDrive上に自動的に保存します。
そうすることによって、ビジネスシーンでも便利に活用できます。
これも独特の機能になりますね。
個人用Vaultを利用できる
個人用Vaultは少し特殊なフォルダで、金庫のようなアイコンで表示されます。
個人情報に関わるファイルなど、機密性の高い情報を扱う際にセキュリティを高めることのできる機能なので、重要なデータを扱う際に使えるでしょう。
通常時はロックがかかっており、メール認証などの本人確認プロセスを経ることでしか見れません。
なので、万一、他人が不正にアクセスしても中身を見れないので安心ですね。
この機能も独特なものですので、便利です。
無料で利用できる
そして、これらのほとんどの機能は無料プランでも利用することが可能です。
この点も大きなメリットになるでしょう。
OneDriveのプランと容量
OneDriveのプランについて知りたいぷう
続いては、無料プランを含めてどのようなプランがあるのかとその機能について解説していきます。
オンラインストレージとしての容量についても着目し、どのくらい利用ができるのかについて紹介したいと思います。
以下は全て家庭用プランが前提です。
OneDrive Basic 5 GB
- 利用料 無料
- 容量 5GB
- ストレージのみ
- 個人用Vault
- スキャン
- Office for Web（オンライン版Office 365）
こちらがマイクロソフトのアカウントを作るだけで利用できる無料プランになります。
Googleドライブよりも容量は少ないですが、これでも十分多くの画像などを保存することが可能です。
基本的にはストレージのみが提供されるプランですが、Microsoftならではの機能も無料で利用することができます。
それが先ほど紹介した個人用Vaultです。
セキュリティ面で力になりますので、無料で使えるのはありがたいでしょう。
またスキャン機能やウェブ上で利用できるオフィスソフトなども便利です。
これは好みの問題になりますが、Googleドライブのスプレッドシートなどを利用するか、本家のMicrosoft製のエクセルなどを使用するのか分かれてくると思います。
機能的にはほとんど変わりませんが、やはり本家のオフィスの方が機能が豊富です。
最新機能のアップデートやより高度なことをしたい場合は、Microsoft製のソフトを利用することをお勧めします。
ただ、一般的なネットビジネスを行うだけでしたら、正直ドライブの機能だけでも十分です。
そこは好みの問題と言えます。
・個人用Vaultで強力なセキュリティ対策可能
・オンライン版Office365が使い放題
OneDrive Standalone 100 GB
- 利用料 224円/月
- 容量 100GB
- ストレージのみ
- 個人用Vault
- スキャン
- Office for Web（オンライン版Office 365）
続いては、100GBのプランになります。
容量が一気に20倍になります。
しかも月額たったの224円ですので、コスパはかなり良いでしょう。
そのほかの機能については、無料プランと全く同じです。
基本的な違いはストレージのみという認識で、そのほかの特典がついてくるという形です。
単純に容量がアップしただけのプランですので、大きな容量を確保したい方は加入しても良いでしょう。
Microsoft 365 Personal
- 利用料 1284円/月
- 容量 1TB
- 個人用Vault
- スキャン
- Skype
- Outlookソフト
- Wordソフト
- Exelソフト
- PowerPointソフト
- Accesソフト
- Publisherソフト
- 共有リンクカスタム
- 拡張ストレージ
3つ目のこちらのプランは、一番料金の高い上位プランです。
上記のプランに加えてこれだけの機能が備わっていますので、これさえあればビジネスで困ることはないでしょう。
1TBの大容量があれば、動画であってもかなりの本数収めることが出来ますし、拡張することによって容量をさらに2TBまで増やすことが可能です。
また1つ下のプランまではOffice 365はオンライン版のみでしたが、このプランからPC版ソフトの利用も可能になります。
共有リンクのカスタムも行うことが可能で、パスワードをつけたり有効期限をつけることも可能です。
この点も特徴的なプランです。
多くの機能が使えてメリットが大きいわりにはコスパがいいので、マイクロソフトに統一したい方にはお勧めです。
OneDriveの設定方法
OneDriveの設定方法について知りたいぷう
続いては、OneDriveの設定方法に移ります。
ダウンロード
OneDriveはウェブ上でも利用可能です。
Windowsには標準搭載ですが、macなどから利用される際はこちらからダウンロードしてください。
ログイン
OneDriveへのログインはこちらから。
https://onedrive.live.com/about/en-us/signin/
マイクロソフトのアカウントでログインできます。
基本設定
基本設定はウェブ版とダウンロード版とありますが、今回はダウンロード版について解説します。
ウェブ版の方は設定項目が少なく、とても簡単な設定のみでしたので、おそらく解説不要かと思います。
まずOneDriveのアイコンをクリックし、「ヘルプと設定」をクリックしましょう。
続いて「基本設定」をクリックします。
するとこのような設定項目が表示されます。
上から順に一つ一つ見ていきましょう。
ログイン時に開く
こちらの項目にチェックを入れておくと、パソコンを開いた時に自動的にOneDriveを開く設定になります。
利用頻度が高い方はこちらにチェックを入れておくと便利でしょう。
ただ、他のオンラインストレージと同期している場合はバグが起きる場合がありますので、優先順位が低い場合はオフにしておきましょう。
Dockアイコンを隠す
こちらはMacのアプリメニューにアイコンを表示するかどうかの設定になります。
表示したい方はチェックを外しましょう。
共有および編集についての通知を表示する
こちらの設定は、他人とファイルを共有している場合、他人がファイルを更新した際に通知が行われるのかどうかの設定になります。
都度お知らせが欲しい方はチェックを入れておきましょう。
削除した多くのファイルがクラウドから削除される前に警告する
こちらはファイルを削除しようとした時に、クラウド上からも消えてしまうことを警告してくれる機能です。
間違えて削除してしまうリスクを減らすことができるので、チェックを入れておいた方がいいと思います。
スクリーンショットをOneDriveに保存
こちらはパソコンの機能でスクショを撮影した際に、自動的にOneDriveに保存する設定になります。
活用したい方はチェックを入れましょう。
ファイルオンデマンドを無効にする
こちらはファイルを開くときに、該当ファイルのデータを都度パソコンにダウンロードする設定です。
これをオフにしてしまうと、クラウドに置いたファイル分の容量が全てパソコン内に負担がかかります。
パソコンの容量を圧迫しますので、基本的にこの機能はオンにするようにしましょう。
OneDriveの使い方
OneDriveの使い方を知りたいぷう
続いてはOneDriveの使い方について解説します。
とても簡単ですので試してみましょう。
ファイルのアップロード
まずはファイルのアップロードからです。
非常に簡単で、この画面にファイルをドラッグアンドドロップするだけです。
もしくは上部のアップロードをクリックしてファイルを選択しましょう。
これでアップロード完了です。
共有方法
続いてはファイルやフォルダの共有方法です。
対象のファイルを右クリックすると共有ボタンが出ますので押します。
次の画面で宛先を入力して送信すれば、特定のユーザーに共有可能です。
もしくはリンクのコピーを押せば、共有リンクがコピーされます。
基本的には、リンクを知っているユーザーもしくは特定のユーザーを指定します。
そして編集を許可するのかどうかも選択可能なので、適切なセキュリティ対策を行いましょう。
プランのアップグレード
もし容量が足りなくなった場合は下記の方法でアップグレードしましょう。
まずは「プレミアムに移行」をクリックします。
次の画面で任意のプランの購入を進めましょう。
アンインストール方法
ところで、OneDriveをパソコンにインストールしている方の中で、アンインストール方法を調べている方が多いようです。
なので念のため解説しますが、基本的には他のソフトとやり方は同じです。
プログラム一覧からOneDriveを見つけアンインストールをするだけです。
中のファイルも消えるの？
パソコン上からOneDriveのソフトを消しても、中のファイルは消えません。
ファイル自体はクラウド上に保存されていますのでご安心ください。
以上がOneDriveの利用方法でした。
マイクロソフトならではの機能が多いので、統一したい方にはお勧めです。
統一して快適な作業環境を♪
